Gestion des fournisseurs

Fournisseurs, ententes de traitement et EFVP

Fonctions clés

• Un registre unique des fournisseurs
• Ententes de traitement des données demandées et consignées
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée guidées

En savoir plus

Gardez vos fournisseurs et leurs risques sous contrôle

Tenez un registre des fournisseurs, demandez et consignez les ententes de traitement des données, et réalisez des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avec un pointage guidé.

Avant de commencer

• Seul un Admin peut ajouter, modifier, fusionner ou supprimer un fournisseur.
• Un auditeur peut ouvrir la page Fournisseurs et consulter la liste.
• Un utilisateur User ne voit pas la page Fournisseurs.

Comment ajouter un fournisseur

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   Ouvrez le formulaire d’ajout

   Ouvrez la page Fournisseurs et sélectionnez Ajouter un Fournisseur.

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   Choisissez un fournisseur

   Choisissez un fournisseur préconfiguré dans le catalogue partagé. Si le fournisseur n’est pas dans la liste, créez une fiche personnalisée.

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   Enregistrez le fournisseur

   Complétez les renseignements du fournisseur, puis enregistrez.

Trouver et filtrer les fournisseurs

• Cherchez dans la liste avec Rechercher des fournisseurs....
• Filtrez la liste par Catégorie.
• Filtrez la liste par statut : Actif, Annulé, En révision ou En attente d'approbation.

Utilisez les statuts pour voir quels fournisseurs sont utilisés, en cours d’examen ou en attente d’approbation.

Fusionner les doublons

Si un fournisseur apparaît deux fois, fusionnez les deux fiches en une seule. Vérifiez les deux fiches avant de les fusionner, car la fusion les combine en une seule fiche. Un Admin peut aussi supprimer un fournisseur dont vous n’avez plus besoin.

Ce que vous voyez

La page Fournisseurs affiche le Inventaire des fournisseurs dans deux onglets, l’un pour la vue de conformité et l’autre pour la vue des coûts :

• Fournisseurs et Conformité : les fournisseurs et les services, avec leurs renseignements de conformité.
• Abonnements et Dépenses TI : les coûts d’abonnement de vos fournisseurs.

Ententes de traitement des données

Une entente de traitement des données (DPA) fixe les règles applicables aux renseignements personnels qu’un fournisseur traite. NextIT suit les ententes de chaque logiciel dans le module Confidentialité et conformité, sous Ententes (DPA). Utilisez Demander des DPA en lot pour envoyer une demande pour chaque logiciel sans entente ou dont l’entente arrive à échéance. Les statuts sont Manquante, Demandée, Signée et À renouveler. Voir Confidentialité et conformité.

Conseils

• Choisissez un fournisseur préconfiguré lorsqu’il existe, pour ne pas saisir deux fois le même fournisseur.
• Fusionnez les doublons avant de comparer les coûts, pour compter chaque fournisseur une seule fois.
• Vérifiez chaque mois les statuts des ententes de vos logiciels, afin qu’aucune entente n’expire sans que vous le remarquiez.
• Vérifiez les statuts de vos fournisseurs chaque trimestre.
• Votre assistant d’intelligence artificielle (IA) peut ajouter un fournisseur pour vous. Il demande d’abord votre approbation.

Voir aussi

• Logiciels et coûts
• Confidentialité et conformité